TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !!!
Jawab :
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Jelas yaitu dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
• Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
• Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien & fleksibel ??
Jawab :

• Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
• Ekonomi artinya dalam pencapaian efektif (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
• Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan.
  

3. Sebutkan cara penyusunan paper / warkat yang saudara ketahui !!!!
Jawab :
Untuk menunjang keamanan penyimpanan paper bisa dilakukan dengan beberapa cara misal-
nya :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad.
• Sistem penyusunan papers menurut subjek.
• Sistem penyusunan papers menurut nomor.
• Sistem penyusunan papers menurut daerah.
• Sistem penyusunan papers menurut waktu.

4. Sebutkan prinsip dalam tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !!!
Jawab :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja
pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

1. Tata kerja, prosedur kerja dan tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat badan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.