Miss Comunication

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlukah membicarakan komunikasi secara terperinci.

Komunikasi sendiri menurut Chester I Barnand, adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

Biasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbeda-beda tergantung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain bisa bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa juga orang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk memperoleh berita yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya tetapi bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan diantara mereka.

Miss communication (salah komunikasi) adalah salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak, yang menyebabkan tujuan atau misi dari komunikasi tersebut tidak tercapai. Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !!!
Jawab :
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Jelas yaitu dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
• Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
• Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien & fleksibel ??
Jawab :

• Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
• Ekonomi artinya dalam pencapaian efektif (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
• Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan.
  

3. Sebutkan cara penyusunan paper / warkat yang saudara ketahui !!!!
Jawab :
Untuk menunjang keamanan penyimpanan paper bisa dilakukan dengan beberapa cara misal-
nya :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad.
• Sistem penyusunan papers menurut subjek.
• Sistem penyusunan papers menurut nomor.
• Sistem penyusunan papers menurut daerah.
• Sistem penyusunan papers menurut waktu.

4. Sebutkan prinsip dalam tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !!!
Jawab :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja
pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

1. Tata kerja, prosedur kerja dan tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat badan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
   

ORGANISASI INFORMAL

Manusia adalah mahluk sosial yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai suatu tujuan. Tetapi karena keterbatasan kemampuan manusia, menyebabkan manusia tidak dapat mencapai tujuan tanpa kerjasama. Hal inilah yang mendasari manusia untuk hidup dalam berbagai organisasi.

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu “bayangan” dari organisasi formal. Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan – kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organisasi formal. Kebutuhan – kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal adalah :

a. Kebutuhan sosial

b. Rasa memiliki dan pengenalan diri

c. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima

d. Perhatian (simpati)

e. Bantuan dalam pencapaian tujuan

f. Kesempatan berpengaruh dan berkreasi

g. Pelestarian nilai – nilai budaya

h. Komunikasi dan informasi

Meskipun organisasi informal merupakan refleksi atau bayangan dari organisasi formal, namun terdapat perbedaan ciri – ciri organisasi yang menonjol. Perbedaan ciri organisasi tersebut dikemukan oleh Argyris yang membedakan organisasi formal dan informal, yaitu :

a. Hubungan – hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan yang dijalin di antara orang – orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggotanya.

b. Kepemimpinan

Dalam organisasi formal, pemilihan pemimpin sudah ditetapkan sedangkan dalam organisasi informal pemilihan pemimpin dilakukan berdaasarkan kesepakatan bersama.

c. Pengendalian dan keprilakuan

Organisasi – organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman. Di lain pihak kelompok – kelompok informal mengendlikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

d. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan

hukuman, para bawahan formal lebih tergantung pada pemimpin atau atasan. Sebaliknya, para bawahan informal kurang tergantung pada pemimpin atau atasan

Organisasi informal memliki karakteristik khusus yaitu standart perilaku, tekanan untuk menyesuaikan diri, kepemimpinan informal serta sistem status. Sedangkan organisasi formal sebagian besar berkembang dari perbedaan – perbedaan posisi – posisi status para peserta. Secara umum ada empat posisi status yang dikenal dalam suatu kelompok atau organisasi, yaitu :

a. Pemimpin kelompok

b. Anggota kelompok

c. Status golongan pinggir

d. Status di luar

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan mengalami kendala atau hambatan yang lebih berat. Maka bisa disimpulkan secara faris besar manfaat dari o0rganisasi informal adalah :

a. Sebagai pendukung tujuan organisasi

b. Sebagai alat komunikasi tambahan

c. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

d. Dapat membantu kegiatan manajer

*** TUGAS 3 ***

1. 1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang Anda ketahui ????

Jawab : Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya.

Macam – macam gaya kepemimpinan :

a. Otokratis, mempunyai ciri – ciri :

- Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin.

- Teknik – teknik dan langkah – langkah kegiatan didikte oleh atasan setiap waktu.

- Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota.

- Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujianj dan kecamannya terhadap kerja setiap anggota.

b. Demokratis, mempunyai ciri – ciri :

- Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

- Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukkan oleh kelompok.

c. Laissez Faire, mempunyai ciri – ciri :

- Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin.

- Kadang – kadang memberikan komentar secara spontan terhadap kegiatan anggotanya.

- Sama sekali tidak ada partisipasi dari p[emimpin dalam penentuan tugas.

d. Gaya – gaya efektif :

- Eksekutif

- Pembangun

- Otokrat penuh kebajikan

- Birokrat.

e. Gaya – gaya tidak efektif :

- Kompromis

- Misionaris

- Otokrat

- Pelarian

2. 2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?????

Jawab : Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan – hambatan yang lebih berat. Maka bisa disimpulkan secara garis besar manfaat organisasi informal adalah :

a. Sebagai pendukung tujuan organisasi.

b. Sebagai alat komunikasi tambahan.

c. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial.

d. Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

3. 3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi ????

Jawab : Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

Berdasarkan bagan organisasi:

a. Segitiga Vertikal

b. Segitiga Horisontal

c. Kerucut Vertikal Horisontal

d. Lingkaran

e. Setengah lingkaran

f. Oval

Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

Skema Organisasi Lingkaran

Skema Organisasi Gambar

Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

Skema Organisasi Fungsional

Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

Skema Organisasi Jabatan

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

Skema Organisasi Nama

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

Skema Organisasi Nama dan Jabatan

Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

Skema Organisasi Struktur

Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

4. 4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja ????

Jawab : Tata kerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupu alaty apa saja yang harus digunakkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan pekerjaan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukanya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang senima ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.
Ciri-Ciri Seorang Pemimpin
Kebanyakan orang masih cenderung mengatakan bahwa pemimipin yang efektif mempunyai sifat atau ciri-ciri tertentu yang sangat penting misalnya, kharisma, pandangan ke depan, daya persuasi, dan intensitas Dan memang, apabila kita berpikir tentang pemimpin yang heroik seperti Napoleon, Washington, Lincoln, Churcill, Sukarno, Jenderal Sudirman, dan sebagainya kita harus mengakui bahwa sifat-sifat seperti itu melekat pada diri mereka dan telah mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Kepemimpinan Yang Efektif
Barangkali pandangan pesimistis tentang keahlian-keahlian kepemimpinan ini telah menyebabkan munculnya ratusan buku yang membahas kepemimpinan. Terdapat nasehat tentang siapa yang harus ditiru (Attila the Hun), apa yang harus diraih (kedamaian jiwa), apa yang harus dipelajari (kegagalan), apa yang harus diperjuangkan (karisma), perlu tidaknya pendelegasian (kadang-kadang), perlu tidaknya berkolaborasi (mungkin), pemimpin-pemimpin rahasia Amerika (wanita), kualitas-kualitas pribadi dari kepemimpinan (integritas), bagaimana meraih kredibilitas (bisa dipercaya), bagaimana menjadi pemimipin yang otentik (temukan pemimpin dalam diri anda), dan sembilan hukum alam kepemimpinan (jangan tanya). Terdapat lebih dari 3000 buku yang judulnya mengandung kata pemimipin (leader). Bagaimana menjadi pemimpin yang efektif tidak perlu diulas oleh sebuah buku. Guru manajeman terkenal, Peter Drucker, menjawabnya hanya dengan beberapa kalimat: "pondasi dari kepemimpinan yang efektif adalah berpikir berdasar misi organisasi, mendefinisikannya dan menegakkannya, secara jelas dan nyata.
Kepemimpinan Karismatik
Max Weber, seorang sosiolog, adalah ilmuan pertama yang membahas kepemimpinan karismatik. Lebih dari seabad yang lalu, ia mendefinisikan karisma (yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti "anugerah") sebagai "suatu sifat tertentu dari seseorang, yang membedakan mereka dari orang kebanyakan dan biasanya dipandang sebagai kemampuan atau kualitas supernatural, manusia super, atau paling tidak daya-daya istimewa. Kemampuan-kemampuan ini tidak dimiliki oleh orang biasa, tetapi dianggap sebagai kekuatan yang bersumber dari yang Ilahi, dan berdasarkan hal ini seseorang kemudian dianggap sebagai seorang pemimpin.

TUGAS 2

Pertanyaan :
1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET !!!!
2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?????
3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal ????
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ????

Jawab :

1. RUANG LINGKUP O & M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis).
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization).
► Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (Work methods, procedur & System).
► Pentingnya filing dari segi O & M.
► Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen record retention and schedule.
► Pentingnya formulir dari segi O & M.
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine).
► Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning
► Pentingnya penulisan laporan dalam O & M.
► Pentingnya buku pedoman kerja.
► Pentingnya O & M anggaran belanja.
► Analisis kepegawaian.
► Pentingnya penyederhanaan kerja.
► Organisasi unit O & M.
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion).

2. Uang dapat dijadikan motivasi karena dengan uang manusia dapat lebih bersemangat dalam menjalankan usaha / kegiatannya. Untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, manusia dituntut untuk mencari uang sebanyak-banyaknya. Karena itulah uang merupakan salah satu unsur motivasi dalam hidup.

3. Organisasi informal merupakan refleksi dari organisasi formal. Artinya organisasi informal merupakan "bayangan" dari organisasi formal.
Adapun alasan utama terbentukknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organisasi formal. Adapun kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya oprganisasi informal :
• Kebutuhan sosial.
• Rasa memiliki dan pengenalan diri.
• Pengetahuan tentang perilaku yang diterima.
• Perhatian (simpati).
• Bantuan dalam pencapaian tujuan.
• Kesempatan berpengaruh dan berkreasi.
• Pelestarian nilai-nilai budaya.
• Komunikasi dan informasi.

4. Jendela Johari
Jendela Johari (Joseph Luft dan Harrington V. Ingham) ini mencerminkan tingkat keterbukaan seseorang yang dibagi dalam empat kuadran, Kuadran-kuadran tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut:
• Open
Menggambarkan keadaan atau hal yang diketahui diri sendiri dan orang lain. Hal-hal tersebut meliputi sifat-sifat, perasaan-perasaan, dan motivasi-motivasinya. Orang yang “Open” bila bertemu dengan seseorang akan selalu membuka diri dengan menjabat tangan atau secara formal memperkenalkan diri bila berjumpa dengan seseorang. Diri yang terbuka, mengetahui kelebihan dan kekurangan diri sendiri demikian juga orang lain diluar dirinya dapat mengenalinya.
• Blind
Disebut “Blind” karena orang itu tidak mengetahui tentang sifat-sifat, perasaan-perasaan dan motivasi-motivasinya sendiri padahal orang lain melihatnya. Sebagai contoh, ia bersikap seolah-olah seorang yang sok akrab, padahal orang lain melihatnya begitu berhati-hati dan sangat tertutup, tampak formal dan begitu menjaga jarak dalam pergaulan. Orang ini sering disebut sebagai seseorang yang buta karena dia tidak dapat melihat dirinya sendiri, tidak jujur dalam menampilkan dirinya namun orang lain dapat melihat ketidak tulusannya.
• Hidden
Ada hal-hal atau bagian yang saya sendiri tahu, tetapi orang lain tidak. Hal ini sering teramati, ketika seseorang menjelaskan mengenai keadaan hubungannya dengan seseorang. “Saya ingat betul bagaimana rasanya dikhianati pada waktu itu, padahal aku begitu mempercayainya”. Luka hati masa lalunya tidak diketahui orang lain, tetapi ia sendiri tak pernah melupakannya.
• Unknown
Dikatakan “Unknown”, karena baik yang bersangkutan, maupun orang lain dalam kelompoknya tidak mengetahui hal itu secara individu. Sepertinya semua serba misterius
(www.muliapardosi.com)