PENYALAHGUNAAN DATA

Data merupakan fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem informasi. Perolehan data sangatlah membantu dalam kegiatan manusia khususnya dalam penyajian ilmu statistik. Namun, tidak jarang manusia kerap kali menyalahgunakan data yang ia dapat untuk tujuan tertentu (buruk). Hal ini sangatlah tidak baik, selain berdampak merugikan individu ataupun sekelompok pihak yang terkait.

Penyalahgunaan data adalah suatu kegiatan atau tindakan seseorang ataupun sekelompok orang, yang dengan sengaja mengubah atau memanipulasi data yang ada sehingga data tersebut berubah untuk tujuan tertentu. Dampak penyalahgunaan data mengakibatkan kerugian bagi pihak lain.

Contoh kasus sederhana dalam penyalahgunaan data adalah misal, merubah data kependudukan Indonesia per tahun 2009. Tanpa menyelediki atau mengamati berapa banyak penduduk Indonesia, seorang mahasiswa memposting artikel demi menyelesaikan tugas kuliahnya. Ia ingin memperoleh informasi tanpa harus mencarinya terlebih dahulu. Sehingga data yang ia posting, tidak sesuai dengan fakta atau keadaan yang ada. Ia tidak menyadari bahwa akibat dari perbuatannya, ia telah merugikan orang–orang yang kemungkinan membaca artikelnya tersebut.

Dari contoh kasus sederhana diatas, dapat kita ambil kesimpulan. Bahwa kegiatan tersebut sangatlah merugikan orang lain. Walaupun sebaliknya dengan kegiatan yang dilakukan, ia mendapatkan hasil yang ia inginkan.

TUGAS 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui !!!

Jawab : Untuk menunjang keamanan penyimpanan paper bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

· Sistem penyusunan papers menurut abjad.

· Sistem penyusunan papers menurut subjek.

· Sistem penyusunan papers menurut nomor.

· Sistem penyusunan papers menurut daerah.

· Sistem penyusunan papers menurut waktu.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Jawab : Untuk jenis - jenis seperti itu menggunakan sistem penyusunan paper berdasarkan urutan nomor. Penyusunan paper ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs dari masing-masing file dibubuhi nomor danb menempatkannya sesuai dengan nomor surat.

* tabs adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang

berbeda.

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE ??

Jawab : Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan record yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING ?

Jawab : Tabulating adalah mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Miss Comunication

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlukah membicarakan komunikasi secara terperinci.

Komunikasi sendiri menurut Chester I Barnand, adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

Biasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbeda-beda tergantung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain bisa bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa juga orang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk memperoleh berita yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya tetapi bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan diantara mereka.

Miss communication (salah komunikasi) adalah salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak, yang menyebabkan tujuan atau misi dari komunikasi tersebut tidak tercapai. Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !!!
Jawab :
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Jelas yaitu dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
• Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
• Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien & fleksibel ??
Jawab :

• Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
• Ekonomi artinya dalam pencapaian efektif (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
• Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan.
  

3. Sebutkan cara penyusunan paper / warkat yang saudara ketahui !!!!
Jawab :
Untuk menunjang keamanan penyimpanan paper bisa dilakukan dengan beberapa cara misal-
nya :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad.
• Sistem penyusunan papers menurut subjek.
• Sistem penyusunan papers menurut nomor.
• Sistem penyusunan papers menurut daerah.
• Sistem penyusunan papers menurut waktu.

4. Sebutkan prinsip dalam tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !!!
Jawab :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja
pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

1. Tata kerja, prosedur kerja dan tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat badan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
   

ORGANISASI INFORMAL

Manusia adalah mahluk sosial yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai suatu tujuan. Tetapi karena keterbatasan kemampuan manusia, menyebabkan manusia tidak dapat mencapai tujuan tanpa kerjasama. Hal inilah yang mendasari manusia untuk hidup dalam berbagai organisasi.

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu “bayangan” dari organisasi formal. Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan – kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organisasi formal. Kebutuhan – kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal adalah :

a. Kebutuhan sosial

b. Rasa memiliki dan pengenalan diri

c. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima

d. Perhatian (simpati)

e. Bantuan dalam pencapaian tujuan

f. Kesempatan berpengaruh dan berkreasi

g. Pelestarian nilai – nilai budaya

h. Komunikasi dan informasi

Meskipun organisasi informal merupakan refleksi atau bayangan dari organisasi formal, namun terdapat perbedaan ciri – ciri organisasi yang menonjol. Perbedaan ciri organisasi tersebut dikemukan oleh Argyris yang membedakan organisasi formal dan informal, yaitu :

a. Hubungan – hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan yang dijalin di antara orang – orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggotanya.

b. Kepemimpinan

Dalam organisasi formal, pemilihan pemimpin sudah ditetapkan sedangkan dalam organisasi informal pemilihan pemimpin dilakukan berdaasarkan kesepakatan bersama.

c. Pengendalian dan keprilakuan

Organisasi – organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman. Di lain pihak kelompok – kelompok informal mengendlikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

d. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan

hukuman, para bawahan formal lebih tergantung pada pemimpin atau atasan. Sebaliknya, para bawahan informal kurang tergantung pada pemimpin atau atasan

Organisasi informal memliki karakteristik khusus yaitu standart perilaku, tekanan untuk menyesuaikan diri, kepemimpinan informal serta sistem status. Sedangkan organisasi formal sebagian besar berkembang dari perbedaan – perbedaan posisi – posisi status para peserta. Secara umum ada empat posisi status yang dikenal dalam suatu kelompok atau organisasi, yaitu :

a. Pemimpin kelompok

b. Anggota kelompok

c. Status golongan pinggir

d. Status di luar

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan mengalami kendala atau hambatan yang lebih berat. Maka bisa disimpulkan secara faris besar manfaat dari o0rganisasi informal adalah :

a. Sebagai pendukung tujuan organisasi

b. Sebagai alat komunikasi tambahan

c. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

d. Dapat membantu kegiatan manajer

*** TUGAS 3 ***

1. 1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang Anda ketahui ????

Jawab : Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya.

Macam – macam gaya kepemimpinan :

a. Otokratis, mempunyai ciri – ciri :

- Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin.

- Teknik – teknik dan langkah – langkah kegiatan didikte oleh atasan setiap waktu.

- Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota.

- Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujianj dan kecamannya terhadap kerja setiap anggota.

b. Demokratis, mempunyai ciri – ciri :

- Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

- Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukkan oleh kelompok.

c. Laissez Faire, mempunyai ciri – ciri :

- Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin.

- Kadang – kadang memberikan komentar secara spontan terhadap kegiatan anggotanya.

- Sama sekali tidak ada partisipasi dari p[emimpin dalam penentuan tugas.

d. Gaya – gaya efektif :

- Eksekutif

- Pembangun

- Otokrat penuh kebajikan

- Birokrat.

e. Gaya – gaya tidak efektif :

- Kompromis

- Misionaris

- Otokrat

- Pelarian

2. 2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?????

Jawab : Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan – hambatan yang lebih berat. Maka bisa disimpulkan secara garis besar manfaat organisasi informal adalah :

a. Sebagai pendukung tujuan organisasi.

b. Sebagai alat komunikasi tambahan.

c. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial.

d. Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

3. 3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi ????

Jawab : Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

Berdasarkan bagan organisasi:

a. Segitiga Vertikal

b. Segitiga Horisontal

c. Kerucut Vertikal Horisontal

d. Lingkaran

e. Setengah lingkaran

f. Oval

Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

Skema Organisasi Lingkaran

Skema Organisasi Gambar

Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

Skema Organisasi Fungsional

Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

Skema Organisasi Jabatan

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

Skema Organisasi Nama

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

Skema Organisasi Nama dan Jabatan

Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

Skema Organisasi Struktur

Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

4. 4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja ????

Jawab : Tata kerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupu alaty apa saja yang harus digunakkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan pekerjaan.